Konditionen

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Steuerliche Vorteile

• Arbeitgeber haben mit dem Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter: innen beim arbeitstäglichen Mittagessen finanziell zu unterstützen.
• Dieser Zuschuss zum Mittagessen kann steuerbegünstigt über den Sachbezugswert Verpflegung abgerechnet werden.
• Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die Mitarbeiter: innen nicht in Form einer Geldleistung erhalten. Somit erfolgen Sachbezugswerte zusätzlich zum Arbeitsentgelt.

Sachbezugswerte 2025

Es gibt zwei Anteile:

• Sachbezugswert: 4,40€ (ggf. pauschal zu versteuern)
• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10€

Pro Mitarbeiter: in und pro Mahlzeit lassen sich 2025 somit maximal 7,50€ je Arbeitstag erstatten.

Rechenbeispiele

Annahme: Arbeitgeber möchte den maximalen Zuschuss von 7,50€ leisten.

• Mitarbeiter: in bezahlt 11,90€ für die Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 4,40€ (11,90€ - 7,50€). Mit dieser Eigenbeteiligung wird der Sachbezugswert von 4,40€ erreicht, weshalb der maximale Zuschuss von 7,50€ (4,40€ + 3,10€ Aufstockung) steuerfrei bleibt.
• Mitarbeiter: in bezahlt 8,00€ für die Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 0,50€ (8,00€ - 7,50€). Mit dieser Eigenbeteiligung der Sachbezugswert von 4,40€ nicht erreicht, weshalb die restlichen 3,90€ (4,40€ - 0,50€) pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 3,60€ (0,50€ + 3,10€ Aufstockung) bleibt steuerfrei.
• Mitarbeiter: in bezahlt 5,10€ für die Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Somit müssen die gesamten 4,40€ pauschal versteuert werden. Der Betrag von 0,70€ Aufstockung (5,10€ - 4,40€) bleibt steuerfrei.

Der Zuschuss fürs Mittagessen ist für Arbeitgeber 2025 also nur dann komplett steuerfrei, wenn Mitarbeiter: innen einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswert von 4,40€ leisten.

Annahme: Der Zuschuss durch Arbeitgeber soll steuerfrei bleiben

• Mitarbeiter: in bezahlt 8,50€ für die Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 4,40€. Der Arbeitgeber übernimmt den Restbetrag von 4,10€ (8,50€ - 4,40€). Der Zuschuss von 4,10€ ist für den Arbeitgeber steuerfrei.
• Mitarbeiter: in bezahlt 5,00€ für die Mahlzeit und leistet eine Eigenbeteiligung von 4,40€. Der Arbeitgeber übernimmt den Restbetrag von 0,60€ (5,00€ - 4,40€). Der Zuschuss von 0,60€ ist für den Arbeitgeber steuerfrei.

Mitarbeiter: innen leisten in jedem Fall eine Eigenbeteiligung in Höhe des Sachbezugswerts von 4,40€, während der Arbeitgeber den restlichen Betrag des Mittagessens erstattet (maximal 7,50€). Somit bleibt für den Arbeitgeber der volle Zuschuss steuerfrei.

Zugrundeliegende Richtlinien

• Mitarbeiter: innen dürfen den steuerfreien Essenszuschuss nur für Mittag- und Abendessen verwenden, die sie selbst bezahlt haben.
• Die gekauften Lebensmittel können nur dann als Mahlzeit gewertet werden, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr oder zur Einnahme in der Essenspause geeignet sind.
• Pro Mitarbeiter: in kann der Sachbezugswert nur je Arbeitstag bzw. je Mahlzeit einmal gewährt werden.
• Der Essenszuschuss darf nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt werden, was Arbeitgeber grundsätzlich auch nachweisen müssen. Diese Nachweispflicht entfällt allerdings, wenn der Arbeitgeber nicht mehr als 15 Mahlzeiten pro Monat und Mitarbeiter: in erstattet.
• Belege sind generell nur einmalig einreichbar und können nicht auf verschiedene Tage aufgeteilt werden.
• Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren sind nicht erstattungsfähig. Nicht alkoholische Getränke hingegen sind erstattungsfähig, sofern sie in Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden.

• Die Frist für den Belegnachweis liegt beim dritten Tag des Folgemonats der Ausstellung. Reichen Mitarbeiter: innen die Belege erst nach der Frist ein, werden diese bei der Berechnung des Verpflegungszuschusses nicht berücksichtigt.

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Bitte beachte: Wir sind keine Steuerberater: innen und die aufgeführten Berechnungen sind Beispiele. Bitte kläre Deine individuelle Situation mit einem/ einer Steuerberater: in und der Buchhaltung. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben.